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Cómo el IoT está mejorando los flujos de trabajo en papel

El manejo de documentos se ha vuelto más ágil gracias a su conexión con el Internet de las Cosas (IoT), aumentando la productividad y mejorando las operaciones de flujo de trabajo.

Beneficios del IoT en los flujos de trabajo en papel

En la actualidad, los procesos de flujo de trabajo se están alejando de los tediosos métodos manuales en papel y se están dirigiendo hacia la digitalización instantánea y la conectividad. Gracias al Internet de las Cosas (IoT), el manejo de documentos se ha vuelto más ágil, aumentando la productividad y mejorando las operaciones de flujo de trabajo.

¿Qué es el Internet de las Cosas?

El Internet de las Cosas abarca todos los dispositivos que están conectados y comparten datos a través de internet. Desde teléfonos inteligentes y televisores hasta dispositivos domésticos como Amazon Alexa y herramientas GPS, el IoT se encarga de tareas que de otro modo dependerían de configuraciones manuales mediante el examen y la repetición de patrones de datos.

Cómo el IoT Mejora los Flujos de Trabajo en Papel

Facilitando la Vida

El IoT está haciendo contribuciones significativas a la mejora de los flujos de trabajo en papel a través de impresoras conectadas, soluciones de escaneo inteligente y software de escaneo de documentos. Estas herramientas trabajan con el componente IoT para integrarse, rastrear y gestionar todos los datos en tiempo real, automatizar procesos, gestionar recursos y alertar cuando algo no funciona correctamente.

Esto ahorra tiempo, dinero y estrés a las empresas al reducir la carga de tareas que normalmente recaen en los empleados. El trabajo administrativo tedioso y repetitivo que normalmente recaería en estos empleados se encarga para que su equipo pueda concentrarse en los objetivos comerciales principales y la innovación en el lugar de trabajo.

Por ejemplo, en un entorno hospitalario, el uso de software de registros médicos electrónicos (EMR) hace que los datos del paciente estén inmediatamente accesibles para todas las personas involucradas, desde el paciente hasta el personal administrativo, el médico y el farmacéutico. Esto elimina la necesidad de crear y luego entregar copias impresas de registros, lo que requeriría significativamente más tiempo y recursos.

Aumentando la Seguridad

Los dispositivos conectados con componentes IoT también pueden mantener la seguridad y protección sobre datos confidenciales al requerir inicios de sesión seguros, mantener controles adecuados y restricciones de acceso, y proporcionar información sobre los patrones de uso de actividad a la gerencia general. Esta capa adicional de seguridad es extremadamente útil en industrias confidenciales como bufetes de abogados y centros de atención médica.

Incrementando la Visibilidad

Conforme es más común que los dispositivos estén conectados y en constante contacto con otros dispositivos, monitorear y rastrearlos puede ser una tarea difícil. Añada a eso la complicación de los dispositivos conectados IoT, y el trabajo se vuelve más complicado. Al obtener una mayor visibilidad a través del monitoreo y la gestión y reducir el tiempo de inactividad y permitir que el mantenimiento se programe de manera inteligente, se mejora la productividad, la rentabilidad y (para algunos) el cumplimiento normativo.

Componentes de Captura de Documentos IoT

Escáneres en Red

Los escáneres en red como el Scan Station 730EX Plus tienen un controlador interno y están configurados para conectarse completamente a la red existente de su empresa sin depender de ninguna conexión a PC. Estos escáneres pueden estar conectados a aplicaciones basadas en la nube y habilitadas para dispositivos móviles. Esto hace que la captura de documentos en el punto de contacto con el cliente y la incorporación de información en un proceso comercial sea más eficiente.

Otros escáneres en red con conectividad Wi-Fi y Ethernet permiten conexiones a la red en cualquier lugar para satisfacer las necesidades comerciales. El escáner S2060w con redes integradas y calidad de imagen superior y precisión de datos es la solución perfecta de escaneo de escritorio que varias personas pueden compartir y obtener información en las empresas rápidamente.

Soluciones Conectadas Inteligentes

La Solución de Escaneo Conectado Inteligente INfuse de Kodak Alaris lleva la conectividad un paso más allá. Esta solución se integra completamente con los elementos IoT para que el contenido pueda incorporarse directamente en procesos comerciales y recibir la confirmación en tiempo real en el punto de captura. Gracias a las notificaciones inmediatas de excepciones, se pueden detectar y corregir al instante formularios faltantes, firmas y otra información crucial. El escáner INfuse AX viene con software de escaneo conectado inteligente y funciona de manera intuitiva para hacer que la captura de imágenes sea simple y rápida desde el primer momento. Esta herramienta elimina la necesidad de software de aplicación adicional, PC e instalaciones de controladores, escaneando documentos en alta calidad y enviándolos a servicios en la nube compatibles o a su red interna al instante.

Software de Captura

El software de captura avanzado puede ayudar con la automatización y la conectividad con otros sistemas y dispositivos es clave. Tener la capacidad de enrutar automáticamente la información capturada a un punto final con reglas comerciales aplicadas ahorra tiempo y evita errores. Además de una larga lista de destinos de salida estándar como correo electrónico, SharePoint y escaneo a archivo, debe haber enlaces directos a sistemas de terceros para habilitar el envío de datos al destino del archivo. El software Capture Pro puede capturar fácil y rápidamente archivos escaneados y convertirlos en imágenes en color y blanco y negro de alta calidad listas para archivar. Este software elimina la entrada de datos manual e inmediatamente comparte la información, ahorrando tiempo y evitando la posibilidad de errores manuales.

Software de Gestión de Dispositivos

El software de gestión de dispositivos reduce la falta de visibilidad y la pérdida de productividad de los dispositivos conectados IoT. Los departamentos de gestión y tecnología de la información desean conocer información sobre los escáneres que están conectados a la red. La Plataforma de Gestión de Escáneres Kodak Alaris permite la gestión remota de grandes flotas de escáneres. Esto incluye informes de uso y/o gestión de alertas, así como datos de configuración y operativos como el modelo del dispositivo, número de serie y versión de firmware. El resultado es una mayor productividad y rendimiento de la inversión.

Mejora tus Flujos de Trabajo

Cuando se combinan con herramientas como software de captura avanzado, soluciones conectadas inteligentes y escáneres en red, el IoT facilita la vida tanto para usted como para sus empleados al aumentar la productividad, eliminar el riesgo de errores manuales, optimizar el tiempo y recopilar datos para proporcionar información útil.