Por André Felipe de Souza, Especialista de Producto LATAM de Kodak Alaris.
La digitalización de documentos es un proceso que ha ido en aumento en los últimos años debido a los beneficios que ofrece tanto en términos de eficiencia como en ahorro de tiempo y espacio. Implica la conversión de documentos físicos en archivos digitales que pueden ser almacenados, compartidos y gestionados de manera más eficiente.
Diferencias entre digitalización y escaneo de documentos
Digitalizar y escanear son términos que a menudo se utilizan indistintamente, pero tienen diferencias sutiles en su significado. Escanear se refiere específicamente al proceso de convertir documentos en papel o cualquier otro tipo de soporte físico en una imagen digital estática.
Por otro lado, digitalizar se refiere al proceso de convertir cualquier tipo de información en un formato digital, lo que incluye escanear documentos, pero también brinda la posibilidad de realizar una revisión de los documentos, hacer correcciones, mejorar la calidad de los documentos, detectar el tipo de documento que se está digitalizando, y leer los contenidos para extraer la información e integrarla a los flujos de trabajo. Es decir, digitalizar implica transportar los datos a procesos de negocios.
Beneficios de la digitalización en las empresas
En un mundo cada vez más conectado, la digitalización es esencial para mantenerse al día en términos de productividad y eficiencia para las empresas. En lugar de tener que buscar y acceder a un archivo físico, el proceso permite acceder a un archivo digital en cuestión de segundos. Esto ahorra tiempo y esfuerzo para las personas. En lugar de ocupar grandes estanterías y armarios con documentos físicos, los archivos digitales se pueden almacenar en una unidad de almacenamiento externa o en la nube.
Otro beneficio es la capacidad de compartir y colaborar de manera más eficiente. Los archivos digitales se pueden compartir fácilmente a través de correo electrónico, plataformas de colaboración y servicios en la nube.
Soluciones como Info Input ayudan a la captura de información de manera flexible, permitiendo a los usuarios validar los datos digitalizados e identificar diferentes documentos. Esta solución no necesita de una computadora robusta para comenzar con el procesamiento de las imágenes y de la información, se puede acceder por medio de un navegador web conectado al servidor que procesa los datos que son leídos por los diferentes OCRs.