Sinergis es una agencia de producción digital mexicana con más de 28 años de experiencia en la creación de contenido multimedia. Ubicados en Ciudad de México, comenzaron como una casa productora, con el tiempo, fueron encontrando oportunidades de mercado que les permitieron expandir su oferta y adaptarse al cambiante y competitivo ambiente de la producción audiovisual.
Actualmente, Sinergis cuenta con alrededor de 70 empleados enfocados en ayudar a sus clientes a crear contenido relevante y de calidad, así como organizar eventos digitales e híbridos. Sinergis ha implementado herramientas de Zoho en diversas áreas que los ayudan a optimizar todos sus procesos.
El reto: establecer un sistema integrado para manejar todos sus procesos.
Antes de la implementación de Zoho, cada área de Sinergis operaba de manera aislada, limitando la información que cada una tenía sobre lo que pasaba en las otras. Esto frenaba el flujo de datos dentro de la empresa y fragmentaba el desarrollo de los proyectos que la empresa desarrolla.
Cuando comenzaron a trabajar con Multiplica Lite, Partner autorizado de Zoho, el equipo de Lite les mostró cómo comenzar con automatizaciones y digitalización, esto, de forma natural, los condujo a Zoho.
Antes de la implementación de Zoho, Sinergis utilizaba un ERP personalizado con control de gastos, generación de órdenes de trabajo y otras funciones, sin embargo, conforme la empresa fue creciendo el sistema no pudo escalar con ellos, por lo que ya no resultaba efectivo para la empresa. Adicionalmente, utilizaban CalcImp para su gestión contable, así como Monday y Asana para gestión de proyectos, todo sin tener un sistema unificado.
Unificando frentes
Con el apoyo de Multiplica Lite, Sinergis pudo poner en marcha un plan de implementación de diversas herramientas de Zoho que ha optimizado los procesos operacionales de la empresa, mejorado significativamente el seguimiento a clientes y permitido la unificación de su información para generar analítica valiosa.
Actualmente, el proceso de Sinergis comienza con Zoho CRM en el área comercial, donde se le da seguimiento a los prospectos, se ofrece la gama de servicios y se llega a un acuerdo. Una vez que un prospecto se convierte en cliente, pasa a Zoho Projects donde las áreas de Producción y TI pueden dar seguimiento a los proyectos conforme van entrando. Esto, a su vez, permite al área comercial establecer tiempos de entrega realistas con sus clientes.
Una vez que ha arrancado el proyecto, los diversos equipos de Sinergis involucrados dan seguimiento en Projects para todo el desarrollo y avance del mismo, la integración con Zoho Sprints permite a las áreas de TI y Administración dar un seguimiento ágil e incluso permitir acceso a clientes para que estén al tanto del avance de sus proyectos, brindándoles así, un canal de comunicación transparente.
De esta forma, Projects, les ha otorgado gobernanza, pueden controlar desde una sola aplicación la asignación de tiempos para los empleados, tareas y ponderación de prioridades, estableciendo así de forma mucho más eficiente las responsabilidades de cada miembro del equipo.
Adolfo Rendón, director de tecnología, de Sinergis, explica: ‘En mi experiencia profesional siempre había usado Project de Microsoft, luego usé Monday. Lo que me gustó de Zoho Projects es que junta lo mejor de dos mundos, es una herramienta muy fácil de usar e intuitiva, pero también tiene funciones avanzadas y completas como analítica y gestión de gastos […] Projects nos ayudó a tener un control en el equipo y a consolidarnos».
Adicionalmente, la UDES utiliza Zoho Analytics para tener una visión integral del avance de sus procesos de venta permitiéndoles obtener métricas avanzadas sobre todos los aspectos de su empresa y sus procesos de venta y abrir un panorama más amplio de qué es lo que quieren y como lograrlo.
En la parte de operación interna, utilizan principalmente tres herramientas para ayudarles en su administración: Zoho Books, Creator y Analytics.
Zoho Books cubre todas las necesidades contables que antes cubrían con hojas de cálculo, su ERP personalizado y CalcImp, teniendo todas sus actividades contables ahora condensadas en una sola herramienta, desde Books, Sinergis puede crear órdenes de compra y venta, gestionar su nómina, facturar a sus clientes y gestionar sus finanzas en general.
Para sus operaciones de RRHH, crearon una aplicación en Zoho Creator que cumple todas las necesidades específicas que tiene la empresa. Creator les ha ahorrado una cantidad significativa de tiempo al permitir ligar Books con el timbrado de nómina y evitar la triangulación de información sensible de sus empleados con una herramienta adicional. Dentro de esa misma aplicación tienen un sistema de solicitud de viáticos y días de vacaciones que se acopla integralmente con el resto de sus operaciones de gestión de capital humano y permite aprobaciones más rápidas y eficientes.
Finalmente, Zoho Analytics es donde termina todo su proceso, la aplicación de Inteligencia Empresarial les ha permitido tener un lugar donde vaciar toda la información de sus operaciones y convertirla en datos relevantes sobre los que pueden actuar.
Daniela Hernández, directora de Administración y Finanzas, de Sinergis, completa: ‘Analytics es justo lo que nos faltaba. Toda la analítica de proyectos y análisis financiero lo hacíamos de forma manual […] el tiempo es primordial para mí, antes gastaba mucho en cruzar la información que ahora tengo en un solo clic y es mucho más fácil para mí presentarla a directivos. Zoho Analytics permitió todo eso’.
Así, las herramientas de Zoho han ayudado a Sinergis a impulsar sus actividades y facilitar sus operaciones del día a día, dándoles más tiempo para priorizar y expandir sus proyectos sin sacrificar calidad o tiempos de entrega.
